L'écriture et vous

 

Voici la synthèse d’une enquête menée y a quelques années sur Viadeo, portant sur le rapport des professionnels à l’écriture.

 

J’ai adressé un questionnaire à des personnes occupant les fonctions de : dirigeant, responsable RH, responsable de formation, assistant(e) de direction, secrétaire, chargé(e) de mission, chef de projet…

 

L’enquête abordait un sujet sensible et les personnes ont été nombreuses à se montrer concernées par sa problématique. En témoigne la qualité du retour : sur les 202 personnes qui ont répondu (soit un retour de 12 %), une personne sur deux a enrichi ses réponses par quelques observations et commentaires.

 

Ce public entretient un rapport étroit avec l’écriture. 87 % écrivent tous les jours. Dans le cadre du travail, tous rédigent des mails. Les trois quarts rédigent des comptes rendus. Ils sont autant à prétendre entretenir un rapport « facile » à l’écriture.

 

L’exigence sur la qualité des écrits professionnels

 

« L'expression écrite est fondamentale et souvent redoutable. »(1)

 

Cette phrase résume bien l’opinion générale. Beaucoup de personnes considèrent l’écriture comme un élément fondamental de la communication dans l’entreprise. Pour compléter cette affirmation, beaucoup s’accordent sur le fait qu’il est important de maîtriser, « pour mieux faire passer ses idées, être mieux perçu et mieux compris. Cela nécessite une bonne maitrise de la langue française (grammaire, vocabulaire, formules ....) et un bon relationnel écrit avec les autres (pas si facile..). » ; « Savoir maîtriser la qualité rédactionnelle de ses écrits professionnels est primordial pour tous, pas seulement pour l’assistante et/ou les managers, mais vraiment pour tout le monde. »

 

Constats sur une baisse de qualité des écrits

 

« Beaucoup de Français maîtrisent peu ou pas leur langue maternelle »

 

Les constats sont sévères. La langue perdrait en richesse et en précision. Les nouveaux modes d’échanges (SMS, Twitter et autres réseaux de micro-blogging, réseaux sociaux, etc.) seraient pour beaucoup dans cette dégradation. « L’écriture comme le langage conventionnel s’appauvrit. L’expansion des technologies web 2.0 (facebook, SMS, internet…) y sont certainement pour beaucoup… C’est la génération des moins de 25 ans qui semble être la plus touchée. »

 

Autre facteur déploré : la vitesse (« Tout va très vite, trop vite de nos jours ») et la demande de réactivité immédiate (« L’instantanéité fait que l’on peut manquer de réflexion ou de sérénité dans l’écriture »).

 

Sur la qualité de la communication écrite entre collègues

 

« L’écrit amène souvent des tensions dans le travail, ou les accompagne. » 

 

40 % des personnes jugent la communication bonne. Pour les 60 % restants, la communication est problématique, pouvant provoquer des confusions préjudiciables pour la santé de l’entreprise. « J’ai eu en tant que manager à régler de nombreux conflits surgis à l’occasion de courriels. »

 

Le non respect des règles du français est dénoncé en premier. Beaucoup de lecteurs se déclarent intolérants vis-à-vis des fautes d’orthographe et de grammaire, qui font « mauvais effet » et ternissent l’image du rédacteur.

 

Ensuite vient la qualité des informations rapportées. Les messages manquent de précision, « ce qui conduit à de fréquents malentendus dans la communication écrite en entreprise. Les employés privilégient radicalement la communication verbale dans laquelle l’échange permet d’affiner le sens précis des idées transmises ; cela permet plus de laxisme dans la langue, au détriment de la précision. Cet état de fait est la cause de pertes d’efficacité. »

 

Deux problèmes relatifs aux emails

 

Principalement, les courriels sont souvent mal rédigés ; et leur emploi manque d’efficacité.

 

Sur la qualité de la rédaction : « On ne s’applique pas assez en les écrivant. En effet, on ne sait jamais dans quelles conditions il sera lu. » Et : « Les rédacteurs sont plus dans l’affect et moins dans la retenue, la réflexion, le recul et la relecture ».

 

De plus, l’impolitesse et le manque de courtoisie dans les mails sont mal perçus. Beaucoup déplorent ce problème de « communication lapidaire ». Même des personnes qui jugent bonne la communication entre collègues mentionnent ce problème.

« Les générations qui arrivent ne savent plus écrire et ne connaissent pas la politesse (en tout cas au niveau de l’écrit). »

« Le manque de temps justifie les échanges brefs et à peine courtois. »

« La cordialité en prend un coup. »

« Aucune formule de politesse (pas même bonjour, merci, cordialement), aucun effort de rédaction, on se parle (ou on s’écrit…) comme à des chiens. Au nom d’une soi-disant plus grande efficacité professionnelle. »

« La formule de politesse de certains collègues arrive à se restreindre jusqu’à "cdlt" et encore "cordialement" m’est assez insupportable. »

 

Quant à la mauvaise utilisation des mails, il en est aussi question. Tantôt trop longs, tantôt trop courts, souvent trop nombreux. « "On" préfère souvent envoyer un mail à un collègue pourtant voisin de bureau plutôt que de venir lui dire quelque chose en personne. »

« Les mails procéduriers et longs, que l’on met 1/4 d’h à lire alors qu’un coup de fil de 2 mn aurait fait l’affaire. »

 

Autoévaluation (plutôt bonne)

 

Le questionnaire posait la question à choix multiples suivante : « Considérez-vous votre écriture comme : Maîtrisée ? / Hésitante ? / Personnalisée ? / Impersonnelle ? / Conviviale ? / Technique ? / Autre ? »

 

Si le constat négatif sur les échanges est majoritaire, le regard posé sur sa propre qualité d’écriture est généralement bienveillant.

 

Plus de la moitié des personnes ont coché la case « maîtrisée » (57 %). Toutefois, beaucoup sont conscientes de leur besoin de progresser, en montrant de l’intérêt pour certains types de formation (à plus de 75 %).

 

Le questionnaire proposait plusieurs intitulés de formation. Pour chacun, il était possible de cocher la case : « Je sais faire ». Les 57 % estimant maîtriser l’écriture sont moins nombreux à cocher cette case. Exemples : 50 % savent « réussir les mails » ; 48,02 % savent « réussir les courriers » ; 40,59 % savent « réussir la prise de notes et le compte rendu ».

 

« Même si j’ai noté que je maîtrisais les aspects cités ci-dessus, je suis bien consciente qu’on peut toujours s’améliorer. »

« A priori je sais faire, mais curieuse de tout apprentissage, je reste intéressée par ce genre de formation. »

« Je sais faire bon nombre de choses parmi la liste ci-dessus, mais cela me paraît intéressant d’améliorer mes connaissances. »

 

Seules 10 personnes ont coché la case « Je sais faire » à tous les intitulés.

 

Au sujet des formations aux écrits professionnels

 

Seulement 11 % ont suivi une formation. La faiblesse de ce pourcentage est importante, au regard des enjeux de l’écriture et du nombre de personnes qui pratiquent régulièrement.

 

Cela me rappelle une expérience récente : j’étais appelé en urgence pour assurer une formation de trois jours aux écrits professionnels, organisée à la dernière minute. Et je me suis retrouvé face à un groupe de 25 personnes (ce qui est trop, je préconise de ne pas dépasser la douzaine). Désolée, la responsable de formation m’a expliqué pourquoi le groupe était aussi important.

Aucune formation aux écrits professionnels n’avait été organisée auparavant. Or, quelques mois plus tôt, deux personnes en ont fait la demande, de façon spontanée. C’était une première. En réponse, la responsable a mis en place cette formation et en a averti l’ensemble des salariés, s’attendant tout au plus à une dizaine de réponses. Mais, à sa grande surprise, elle a reçu plus de 60 candidatures !

 

Cette anecdote, ainsi que le maigre pourcentage noté plus haut, montrent à quel point le rapport à l’écriture est mal pensé par l’ensemble de la population. Le besoin de chacun de progresser est sous-évalué ; la demande spontanée est rare, alors que l’enquête montre que les personnes non intéressées par une formation ne constituent que 24 %.

 

Pistes de développement :

 

La générosité des réponses, tant en nombre qu’en qualité, a été riche d’enseignements. Elle a dirigé ma réflexion pour décliner une offre de formation la mieux adaptée aux différentes appréhensions de l’écriture et aux différents types de lacunes.

 

Le rapport d’enquête intégral est disponible pour les personnes qui en font la demande.

 

(1) Les termes en italique sont la retranscription d’extraits du verbatim.

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Commentaires

  • Sophie (jeudi, 09. avril 2015 18:55)

    Comment définir mes besoins réels en formation, par quoi commencer?
    Merci Jérôme

  • Jérôme Duez (vendredi, 10. avril 2015 10:48)

    Et merci à vous pour votre question, Sophie !

    Il y a plusieurs façons d’aborder cette question. D’abord, il est bon de s’évaluer ou d’être évalué par un proche ou un collègue bienveillant, afin de connaître ses points forts et ses points faibles
    en écriture. Un texte de deux pages (un courrier, une chronique, une note interne…), contenant une introduction avec une annonce de plan, peut suffire à une évaluation.

    Ensuite, je crois que la priorité doit être dictée par les besoins professionnels. Il convient de suivre une formation sur le type d’écrit que vous pratiquez régulièrement ou que vous serez amenée à
    pratiquer au plus vite. Plus la mise en pratique est proche de la période de formation et plus cette dernière est efficace.

    Dans le cas où quelqu’un est amené à pratiquer la totalité des écrits professionnels, voici dans l’ordre les éléments à maîtriser (façon de parler, car la maîtrise de l’écriture est toujours
    relative, en français tout du moins) :
    - les règles du français (une matière que je n’aborde pas. Enseigner l’orthographe et la grammaire est un métier différent du mien) ;
    - la correspondance (le courrier et le email ; formation incluant la construction d’un argumentaire) ;
    - les écrits opérationnels (formation incluant des techniques pour développer son esprit de synthèse) ;
    - Présenter son projet, son parcours, ses prestations (incluant les techniques de sensibilisation).

    Pour avoir le détail des trois derniers points, je vous invite à consulter les programmes de mes formations.

    En vérité, je trouve votre question passionnante et j’ai envie de m’étendre sur le sujet. Donc, je vais publier dans une dizaine de jours un article qui vous montrera comment remplir un tableau
    d’objectifs afin de progresser en écriture et établir un plan de formation personnalisé.

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