Mieux s’organiser grâce aux listes intelligentes

 

 

Il y a quelques semaines, j’ai vanté les mérites de la prise de notes. A présent, allons au-delà. Car il ne suffit pas de mettre à plat ses pensées en prenant des notes, encore faut-il les exploiter. Si vous avez du mal à planifier les choses, à organiser vos idées ou à établir des priorités, voici un exercice qui peut vous y aider. Cela consiste à créer des listes intelligentes sur Excel, autour de vos sujets favoris.

 

Une liste sous Excel permet d’aligner autant de critères qu’il vous plait, sous forme de colonnes. Il est possible de consulter la liste selon des ordres variés, en fonction de la colonne que vous privilégiez (en cliquant n’importe quelle case dans la colonne sélectionnée puis sur la commande « tri croissant », comme montré ci-dessous). Voici quatre exemples à appliquer, au choix selon vos centres d’intérêt :

 

1 – Un « répertoire intégral » :

 

Un répertoire classique propose de remplir les cases suivantes : « Nom/Prénom », « adresse », « téléphone fixe », « portable », « email », « site/blog ». Pour le consulter, vous n’avez que la possibilité de retrouver les noms classés par ordre alphabétique. Tandis qu’avec un répertoire intelligent, vous pouvez ajouter d’autres critères :

  • « qualité de la relation » (famille, amis, prospects, clients, prestataires, perdus de vue, etc.) : en privilégiant ce critère, vous présentez votre liste par nature de relation.
  • « date de la dernière rencontre », « endroit de la 1ère rencontre », « intermédiaire de la rencontre », permet de se rappeler les conditions de la rencontre. Pour les amateurs de networking, permet de voir quel lieu de rencontre et quel intermédiaire génèrent le plus de contacts.
  • « date de la dernière rencontre », « A faire », « date du prochain contact »… : utile pour planifier les actions permettant d’entretenir votre réseau.

Des logiciels existent pour créer des répertoires personnalisés, ce qui n’empêche pas les amateurs d’Excel de privilégier cette méthode.

 

2 – La liste de ses collections

 

Superbe outil pour classer les livres ou les films en sa possession, ou tout type de collection. Par exemple concernant la bibliothèque, pour chaque livre, il est possible de remplir les colonnes : « titre original », « titre français », « auteur », « date de publication », « genre », « à lire/lu », « ma note/10 », « envie de relire/10 », « lien (vers un article parlant de l’ouvrage ou de l’auteur) », etc.

 

3 – La liste d’entraînements sportifs

 

Utile pour mesurer ses performances et ses progrès. Avec « Date », « épreuve » « distance (ou hauteur) », « temps (ou round, ou autre type de mesure) » « ressenti et autres commentaires » et un terme pour chaque critère supplémentaire spécifique à la discipline.

 

4 – Une stratégie sous forme de planning.

 

Par exemple, une stratégie de communication sur le Net, pour communiquer de façon régulière. Exemples de critères : « média (site, blog, réseaux sociaux, YouTube, etc.) », « nature d’intervention (article, capsule, partage, commentaire, événement, publicité, etc.) », « thème (tutoriel, billet, lancement, autre) », « date », « heure », etc.

 

La variété des listes est illimitée. Il est possible de concevoir ainsi son agenda, son tableau d’objectifs, etc. Ces listes entrent dans la catégorie des écrits pratiques, qui facilitent la vie au quotidien.

Ce répertoire est rangé par noms. 1 : clic dans la colonne "date next" ; 2 : clic sur "tri croissant" ; et...
...le voilà classé par ordre chronologique des prochaines actions à lancer.

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